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Dispositif Ulis : les emplois du temps des élèves, des AESH et la programmation
Douze élèves, douze classes de référence, des inclusions, des prises en charge à l'extérieur, une ou deux AESH à répartir, et un emploi du temps qui change dès qu'un orthophoniste déplace un rendez-vous. Voici comment organiser un dispositif Ulis sans reconstruire un tableur à chaque modification.
Ce qu'est une Ulis, et ce qu'elle demande au coordonnateur
Les unités localisées pour l'inclusion scolaire sont définies par la circulaire n° 2015-129 du 21 août 2015. Ce ne sont pas des classes : chaque élève est inscrit dans sa classe de référence et rejoint le dispositif pour des temps d'enseignement adaptés, selon les besoins définis par son projet personnalisé de scolarisation (PPS) et l'orientation prononcée par la CDAPH.
Le coordonnateur, enseignant spécialisé, porte trois missions : l'enseignement aux élèves lorsqu'ils sont au dispositif, la coordination avec les enseignants des classes, les familles et les partenaires de soin, et un rôle de personne ressource pour l'école. Dans les faits, une part considérable de son temps passe dans une tâche que les textes ne nomment pas : tenir à jour les emplois du temps.
Pourquoi l'emploi du temps d'une Ulis est un casse-tête
Dans une classe ordinaire, il y a une grille. Dans un dispositif Ulis, il y en a autant que d'élèves, et chacune dépend de plusieurs autres :
- la classe de référence de l'élève, avec ses horaires de récréation, de sport et de piscine ;
- les temps d'inclusion, choisis matière par matière selon son projet ;
- les prises en charge extérieures — orthophonie, SESSAD, CMP, psychomotricité — qui tombent souvent sur le temps scolaire et ne se négocient pas ;
- les séances au dispositif, en petits groupes de besoin qui mélangent des élèves de classes différentes ;
- la présence des AESH, qui découle de tout le reste.
Qu'un seul rendez-vous d'orthophonie se déplace et c'est une séance de groupe qui perd un élève, une inclusion qui commence en retard et une AESH qui se retrouve au mauvais endroit. Sur un tableur, chacune de ces conséquences se corrige à la main, sur plusieurs onglets.
Dans quel ordre s'y prendre
- Les horaires de l'école : entrées, récréations, pause méridienne. Ce sont les seuls créneaux communs à tous.
- Les élèves et leur classe de référence, avec le niveau de chacun.
- Les inclusions : pour chaque élève, les créneaux où il reste dans sa classe.
- Les prises en charge extérieures : elles sont prioritaires, puisque l'élève n'est tout simplement pas là.
- Les groupes de travail au dispositif, constitués par besoin plutôt que par niveau, et leurs séances.
- Les AESH en dernier : leur emploi du temps se lit dans ceux des élèves qu'elles accompagnent.
Le conflit qui revient chaque semaine
Louis a orthophonie de 9 h à 9 h 30, et le groupe de mathématiques travaille au dispositif de 9 h à 10 h. Louis ne manque pas toute la séance : il part à 9 h, rejoint le groupe à 9 h 30. Encore faut-il que son emploi du temps le dise, et que l'adulte qui mène la séance sache qu'il arrive en cours de route. C'est typiquement le détail qu'un tableur ne montre jamais.
Les emplois du temps qu'il faut produire
| Document | Pour qui | Ce qu'il doit montrer |
|---|---|---|
| Emploi du temps de l'élève | L'élève, sa famille, l'enseignant de la classe de référence | Où il est à chaque instant : en classe, au dispositif, en prise en charge, en déplacement |
| Emploi du temps du dispositif | Le coordonnateur | Les séances de groupe, qui est présent, qui arrive ou part en cours de séance |
| Emploi du temps de l'AESH | Chaque AESH | Quel élève accompagner, où et quand, déplacements compris |
| Synthèse de la journée | L'équipe, le directeur, un remplaçant | Tous les élèves côte à côte, heure par heure, pour voir d'un coup d'œil qui est où |
La programmation : par groupe et par élève
Le dispositif ne suit pas une progression de classe. Chaque groupe de travail avance sur ses propres objectifs, et chaque élève a des priorités personnelles issues de son projet. La programmation d'une Ulis se pense donc à deux niveaux : celle du groupe, période par période, et la programmation personnelle de chaque élève, qui garde la trace de ce qu'il travaille en propre.
Rattachée aux séances de l'emploi du temps, cette programmation devient directement exploitable : le jour venu, on sait ce qui est prévu pour le groupe qui arrive.
Ce que fait Skooly pour un dispositif Ulis
L'onglet Ulis de Skooly reprend exactement la démarche ci-dessus, gratuitement :
- vous saisissez les élèves, leurs inclusions et leurs prises en charge, puis vos groupes de travail : l'emploi du temps de chaque élève, de chaque AESH et du dispositif se construit tout seul, en semaines A et B si besoin ;
- les conflits sont signalés : quand une prise en charge chevauche une séance, vous choisissez ce qui prime, et l'élève ne quitte la séance que le temps nécessaire — une ligne « départ » et « arrivée » s'affiche dans l'emploi du temps du dispositif ;
- les déplacements ponctuels (« 9 h 15, l'AESH accompagne Louis en BCD ») apparaissent dans l'emploi du temps de l'élève comme dans celui de l'adulte qui l'accompagne ;
- la programmation se tient par groupe et par élève, et ses séances se retrouvent dans votre cahier journal ;
- tout s'imprime : emplois du temps individuels, synthèse d'une journée par page, programmation ;
- le dispositif se partage avec l'équipe : collègues en modification ou en lecture, AESH qui ne voient que leur propre emploi du temps. Les changements apparaissent en direct chez tous, avec l'historique de qui a modifié quoi.
Des données sensibles
Les informations liées au handicap ou à la santé d'un élève sont des données sensibles au sens du RGPD. La règle est simple : ne notez que ce qui sert à l'élève en classe. Sur Skooly, les données sont hébergées en France, visibles des seuls membres que vous invitez, et une AESH ne reçoit que la vue réduite qui la concerne.
Questions fréquentes
Comment faire l'emploi du temps d'un élève d'Ulis ?
Partez de l'emploi du temps de sa classe de référence, placez-y ses temps d'inclusion, puis ses prises en charge extérieures, et enfin ses séances au dispositif. Les recouvrements apparaissent alors d'eux-mêmes : c'est là qu'il faut arbitrer.
Combien d'élèves accueille une Ulis école ?
La circulaire de 2015 fixe en règle générale à 12 le nombre d'élèves d'une Ulis école. Chacun reste inscrit dans sa classe de référence.
Comment organiser l'emploi du temps de l'AESH collective ?
Il se déduit de ceux des élèves : l'AESH est là où un élève a besoin d'être accompagné. Le tirer automatiquement des emplois du temps des élèves évite de tout recroiser à chaque changement.
Peut-on partager l'organisation du dispositif avec l'équipe ?
Oui : invitez vos collègues en modification ou en lecture. Chaque AESH ne voit que son emploi du temps, et les modifications apparaissent en direct chez tous les membres.
Les données des élèves sont-elles protégées ?
Elles sont hébergées en France et accessibles aux seuls membres invités. Notez seulement ce qui sert à l'élève en classe : un prénom et des besoins concrets suffisent.
Organiser mon dispositif avec Skooly — gratuit
À lire aussi : construire l'emploi du temps de sa classe, la programmation annuelle et construire une séquence pédagogique.